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Cara-​­crachá. Dados variáveis no InDesign Imprimir E-mail
Escrito por Thiago Justo   
Seg, 12 de Agosto de 2013

A impressão de dados variáveis é necessária quando dentro de um trabalho cada página ou cada impresso contém informações diferentes. Os programas de impressão de dados variáveis mesclam essas informações variáveis ao lay­out fixo do documento. Existem vá­rios programas que pos­suem recursos de impressão de dados variáveis, e o InDesign é um deles. Com ele é possível va­riar, além do texto, imagens. Os recursos de combinação de dados disponibilizados pelo programa possibilitam va­riar textos, fotos, ilustrações, vetores, fundos e vá­rios outros elementos do lay­out do documento.
Neste tu­to­rial vamos ver como é feita a confecção de um crachá de empresa com as seguintes variáveis: nome, número de identificação, cargo e fotografia do fun­cio­ná­rio.

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Requisitos: Adobe InDesign.

Para ini­ciar precisamos ­criar nossa base de dados em um programa de planilha eletrônica. Estou utilizando o Excel. A primeira linha da planilha corresponde às variáveis que você vai inserir no documento, portanto a primeira célula de cada coluna dará nome aos dados que serão inseridos nessa coluna.
No campo referente às fo­to­gra­fias é preciso inserir uma @ antes do nome para que o InDesign entenda que aquela não é uma va­riá­vel de texto, e sim de imagem. Esta regra também vale para EPS e vetor (1). A informação presente neste campo refere-se ao caminho da imagem de acordo com o sistema ope­ra­cio­nal. Por exemplo, no Win­dows um caminho possível seria o C:\Imagens\imagem.jpeg. Caso não esteja especificado nenhum caminho, apenas o nome da imagem, o InDesign entende que a imagem se encontra na pasta (diretório) do arquivo que estamos construindo. Por isso, é necessário deixar todas as imagens que serão usadas no documento no mesmo diretório do arquivo do InDesign.
Insira os dados na planilha. Feito isso, será necessário salvar a planilha como um arquivo separado por vírgulas. Cada linha da planilha corresponde a um registro. Um registro é um conjunto de dados (informações) que serão impressos no produto, e cada uma das informações contidas na linha (registro) será separada por vírgulas. Isso é necessário para que o InDesign com­preen­da cada umas das informações. Caso seja preciso usar vírgula dentro de um dos campos, devemos colocar todo o 
texto entre aspas (2).

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(7) (8)

 

(9) (10)

 

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Para salvar um arquivo separado por vírgulas clique no menu Arquivo e escolha a opção Salvar como. Se­le­cio­ne a opção CSV, que significa “comma separated va­lues”, ou valores separados por vírgulas (3). Entretanto, essa opção separa os dados com ponto e vírgula. O próximo passo é trocar os pontos e ​­vírgulas por vírgulas. Abra o arquivo no bloco de notas e utilize o menu Editar ‡ Substituir para fazer a substituição (4, 5, 6). A base de dados neste momento estará pronta.
Agora vamos mesclar esses dados no InDesign. Tenha um lay­out pronto já prevendo os lugares onde cada va­riá­vel será inserida. Abra a janela Mesclagem de dados ou Data Merge no menu Janela (7, 8).
Carregue os dados no submenu da janela (9). Todas as variáveis da base de dados aparecerão. Para inserir a variável no lay­out basta arrastá-la para dentro do objeto ou caixa em que você pretende inseri-la. Também é possível fazer isso se­le­cio­nan­do o objeto e clicando sobre a va­riá­vel na janela de 
combinação de dados (10).
Quan­do uma va­riá­vel é inserida no documento, os sinais aparecem na caixa de texto ou dentro do objeto junto com o nome da va­riá­vel (11). Para vi­sua­li­zar a aplicação das variáveis clique na opção Vi­sua­li­zar e nas setas que indicam as diferentes 
linhas da sua base de dados (12, 13).

(12) (13)

 

(14) (15)

 

 

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Agora basta ­criar o documento com os dados mesclados. O InDesign nos dá duas opções: ou cria um documento diferente em cada página — ou seja, o registro por página —, ou cria um documento com vá­rios registros (17, 18).

(17) (18)

Quan­do clicamos na opção de ­criar um documento mesclado, na janela aparecerão essas opções. Escolha a que melhor se adequa ao seu 
trabalho (14, 15).
Se optar por fazer um documento com vá­rios registros por página, basta configurar o tamanho das margens e o espaço entre os lay­outs. Não é preciso fazer uma página com vá­rios lay­outs; o InDesign repete o lay­out automaticamente no tamanho da página que você pretende imprimir (16).
Outro fator a ser configurado é o modo como as imagens serão inseridas nos quadros. A terceira aba da janela mostra essas opções de configuração. É possível centralizar as imagens e ajustar o tamanho delas ao quadro ou o tamanho deste 
às imagens (19).

 

(19)

O InDesign sempre cria­rá um novo documento, mantendo o documento original sem os dados variáveis. Para finalizar, você pode salvar esse novo documento com um novo nome ou imprimir o 
arquivo com todas as variáveis já mescladas.


Thiago Justo é instrutor 
de pré‑impressão da Escola Senai Theobaldo De Nigris

Artigo publicado na edição nº 86