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SOS. Preciso de um orçamento! Imprimir E-mail
Escrito por Carlos Suriani   
Sex, 05 de Junho de 2009

Por questões de custo e volume de trabalho, boa parte das agências de publicidade e empresas não consegue nos dias atuais justificar a presença de um produtor gráfico profissional em tempo integral. Porém, isso não deve impedir que a empresa, mesmo sem contar com esse profissional, deixe de fazer cotações e orçamentos com segurança e custos competitivos.

Para que isso aconteça, o ideal seria que cada empresa elegesse e desenvolvesse uma pessoa para especificar e cotar os materiais junto aos fornecedores. A pessoa eleita, do departamento de marketing, criação ou compras, por exemplo, não precisa necessariamente se tornar um expert em produção gráfica, mas deve seguir algumas importantes lições que podem valer muito na hora de especificar um material gráfico com eficácia.

Aqui vão algumas dicas valiosas.

  • Faça um curso rápido de produção
    Existem diversas instituições, entre elas o Senai, que possuem cursos de curta duração, oferecendo conhecimentos básicos importantes sobre papéis, plásticos, formatos, sistemas de impressão e acabamentos. Esses cursos rápidos são essenciais para ajudar na seleção de fornecedores e na especificação das solicitações de orçamentos.
  • Defina o escopo
    O que já existe no mercado? Como todo projeto, uma cotação precisa ser muito bem detalhada. Antes de dar início ao processo, faça uma pequena reunião com os solicitantes; defina o público-​alvo, as quantidades, os formatos, a logística que o material deve ter. Também é importante pedir ao solicitante referências de produtos já existentes no mercado e o custo unitário que o mesmo está disposto a gastar. Sem esses procedimentos, muitas cotações podem se estender por dias, ter os valores errados e não atingir a expectativa de seu cliente interno.
  • Selecione o fornecedor corretamente
    Visitas a fornecedores, além de estreitar o relacionamento, ajudam a conhecer os processos de impressão e as especificações técnicas dos materiais. Com a variedade de tecnologias disponíveis no mercado, é muito difícil encontrar um fornecedor que atenda a todos os projetos. As gráficas acabam focando certos nichos em busca de eficiência e rentabilidade. Selecionar o fornecedor correto ao fazer a cotação de materiais é um grande passo para conseguir custos competitivos e produtos e serviços adequados.
  • Não faça leilão, mas pelo menos 
duas cotações são necessárias
    Após a correta seleção do fornecedor e obtenção do custo, cote com mais fornecedores de mesma especialização. Uma segunda opinião é essencial para se certificar que a melhor solução foi apresentada. Quando esse procedimento é feito com critério e número reduzido de competidores, os fornecedores não encaram como leilão e se esforçarão para trazer as melhores propostas a fim de pegar o pedido.
  • Fale a mesma língua
    É importante pedir aos fornecedores um formulário padrão de solicitação de orçamentos, que é praticamente um checklist de tudo que é necessário para se confeccionar uma boa cotação. Geralmente, esses formulários incluem dados como formato aberto e fechado, número de cores, tipos de acabamentos e de papéis, e são a base para uma boa elaboração de orçamento. Conhecer a descrição técnica do trabalho facilita a tarefa e diminui a probabilidade de erros.
  • Amostras e mostruários
    Peça aos seus fornecedores amostras de substratos, impressos, modelos e principalmente mostruários de tecidos, lonas, papéis, plásticos, madeiras etc. Assim, quando chegar a cotação, aqueles que solicitaram o orçamento já poderão ver o material em que será produzido. Isso evita erros e surpresas caso o trabalho seja efetivado.
  • Uma imagem vale mais que mil palavras
    Por mais simples que um projeto pareça, enviar uma foto ou layout do produto via e-​mail é importante para o fornecedor sentir as eventuais dificuldades que o projeto pode apresentar e fornecer um custo correto. Dependendo do layout, cores podem ser acrescidas ou diminuídas, vernizes aplicados ou não e assim por diante.
  • Cuidado com o e-mail
    Mesmo os profissionais de produção mais experientes às vezes têm dificuldade para especificar um material a ser orçado apenas por e-​mail. Portanto, escolha fornecedores que estão sempre disponíveis para fazer um atendimento técnico pessoal ou por telefone. Solicitações por e-​mail podem gerar dúvidas e precisam ser filtradas. Assim, não custa nada dar uma ligada para o fornecedor e saber se restou alguma dúvida, ou ver se o mesmo possui alguma sugestão para melhorar o projeto.
  • Marque uma visita
    Apesar de vivermos na era da Internet, que encurta distâncias e facilita a comunicação, algumas vezes é mais produtivo marcar uma horinha com o representante comercial para que o projeto seja discutido logo de início. Com o vendedor presente, um brainstorm acontece, pois o solicitante, na presença do representante comercial, será obrigado a parar e refletir sobre o projeto, surgindo detalhes que antes não haviam sido percebidos. Isso traz benefícios ao projeto e muitas vezes define a sua viabilidade financeira e ou técnica.
    Seguindo essas dicas, compradores, profissionais de marketing, criativos, enfim, qualquer pessoa pode solicitar orçamentos gráficos de forma eficiente. Basta ter a mente sempre aberta para tudo que pode ser proporcionado pela tecnologia do dinâmico universo da comunicação gráfica.

Carlos Suriani é gerente de desenvolvimento da Ogra Oficina Gráfica e ex-aluno do curso de pós-graduação em Gestão Inovadora 
da Empresa Gráfica da Faculdade Senai de Tecnologia Gráfica.

Texto publicado na Edição 66