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Edição colaborativa com InCopy Imprimir E-mail
Escrito por Ana Cristina Pedrozo Oliveira   
Qua, 23 de Março de 2011

Uma solução interessante para essa produção é a edição colaborativa, na qual vá­rios envolvidos na produção de ma­te­riais edi­to­riais e pro­mo­cio­nais podem interagir si­mul­ta­nea­men­te com os con­teú­dos. Além do au­men­to da produtividade e o controle de produção, o processo, bastante efi­cien­te, vem ao encontro dos prazos cada vez mais curtos na produção de livros, revistas e ou­tros pe­rió­di­cos, além de ma­te­riais pu­bli­ci­tá­rios como anún­cios.
O sistema pode fun­cio­nar de vá­rias ma­nei­ras, dependendo do tamanho das equipes que ­atuam na edição. É necessário que todos os colaboradores envolvidos tenham um nível técnico mínimo para que possam otimizar as ferramentas de au­to­ma­ção dis­po­ní­veis nos aplicativos. Deverá existir um gestor do processo, que irá vis­to­riar a produção em sua totalidade, editores que liberam os textos para dia­gra­ma­ção e operadores que, de­pois das páginas devidamente montadas, irão
disponibilizar o arquivo para a edição.
O dia­gra­ma­dor pode disponibilizar o arquivo in­tei­ro ou partes deste para os editores e revisores, que podem fazer as alterações no texto enquanto ele continua trabalhando no arquivo. Vá­rios editores têm a possibilidade de trabalhar ao mesmo tempo no arquivo, dentro de uma mesma estrutura ou de forma remota.
Os aplicativos ne­ces­sá­rios para a utilização desse procedimento, di­re­cio­na­dos a pequenas e mé­dias equipes de trabalho, são o InDesign, soft­ware de dia­gra­ma­ção de grande parte dos sistemas de publicações edi­to­riais, e o InCopy, programa que possibilita a edição colaborativa, ambos desenvolvidos pela Adobe. A dia­gra­ma­ção é fei­ta no In­Design, utilizando todas as ferramentas dis­po­ní­veis para esse fim. O dia­gra­ma­dor possui comandos que permitem disponibilizar os frames que podem ser abertos no In­Copy pelo editor, permitindo fazer as alterações ne­ces­sá­rias diretamente no arquivo. Após a conclusão das correções, os frames serão atua­li­za­dos no arquivo diagra­ma­do e assim por dian­te, quanta vezes forem ne­ces­sá­rias. O processo de disponibilidade dos frames é atri­buí­do por um sistema de Check-in e Check-​­out de cada uma das partes envolvidas na produção.
Mais do que o uso dos aplicativos, para que tudo fun­cio­ne com per­fei­ção é necessária a montagem de um fluxo de trabalho que preveja a colaboração, assim como o desenvolvimento de regras, quebra de paradigmas e procedimentos de trabalho para as equipes envolvidas, evitando erros de produção e retrabalho.
Os colaboradores que estão envolvidos com o projeto devem ser cadastrados como usuá­rios para que possam ser identificados dentro do processo. Cada um deverá ter uma cor específica, o que facilita a vi­sua­li­za­ção de quem rea­li­zou a alteração.
A comunicação entre o editor e o dia­gra­ma­dor é ge­ren­cia­da pela paleta Assignments, que mostra os frames dis­po­ní­veis para edição com os respectivos ícones. As opção de Check-in e Check-​­out para liberação e retenção de con­teú­do estão dis­po­ní­veis no menu con­tex­tual da paleta.
A interface do InCopy é parecida com a do InDesign, o que dificulta um pou­co a adaptação de usuá­rios de processadores de texto, como os editores e revisores. Porém, como o programa proporciona vá­rias formas de visuali­za­ção do arquivo, é possível escolher a mais adequada.
A vi­sua­li­za­ção de La­yout mostra o arquivo exatamente como dia­gra­ma­do no InDesign. Em cada frame é possível verificar ­quais estão atri­buí­dos para edição, por meio de um ícone que pode ser visto na parte su­pe­rior esquerda.
Uma vi­sua­li­za­ção mais confortável para quem está acostumado com interfaces que mostram apenas o texto é o modo Story. Essa tela disponibiliza o texto com a indicação dos estilos utilizados. Ainda é possível utilizar o modo Galley, que mostra somente os textos, mas com a separação das linhas que estão no frame dia­gra­ma­do. A troca de vi­sua­li­za­ção pode ser rea­li­za­da a qualquer momento e não altera a dia­gra­ma­ção.
Alguns cui­da­dos devem ser observados quando se utiliza o InDesign e o InCopy nas edições colaborativas:

  • As cai­xas não podem ser alteradas no InCopy; só é permitida a edição de con­teú­do.
  • Quan­do se cria um arquivo pelo InCopy, ele só poderá ser editado no InDesign quando inserido como um documento de texto. As imagens serão incorporadas e os estilos carregados, mas a dia­gra­ma­ção deverá ser con­fec­cio­na­da no InDesign.
  • Quan­do uma imagem está ancorada no texto dia­gra­ma­do no InDesign, aparecerá no InCopy o ícone que representa um objeto ancorado, dentro do texto, que poderá ser apagado por engano no momento da edição, necessitando uma atenção cuidadosa do editor caso o texto precise ser apagado e a imagem não.
  • As fontes para se trabalhar no InCopy e no InDesign devem ser OpenType, porque é comum que o InDesign esteja no Macintosh e o InCopy no PC. Dessa forma, se hou­ver conflitos com as fontes, o texto irá recorrer, cau­san­do problemas de dia­gra­ma­ção.

Por uma questão de desempenho e de gestão de processos, equipes maio­res, com um grande número de colaboradores e que lidam com ma­te­riais complexos, devem usar soluções integradas ao InDesign e InCopy, tais como o K4 (­Vjoon), Enterprise (Wood­wing) ou Censhare (Censhare).

Ana Cristina Pedrozo Oliveira é produtora gráfica da Fábrica de Ideias Comunicações e ministra treinamentos em instituições como Senai, ABTG, Dabra, Bytes & Types e GraphWork, além de prestar consultoria em empresas por todo o Brasil.

Texto publicado na edição nº 76