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Entenda as funções de um fluxo de trabalho digital Imprimir E-mail
Escrito por Luca Cialone   
Qui, 01 de Maio de 2008

Porque adotar um sistema de workflow.

Cada vez mais, o trabalho em equipe está se tornando essencial para as empresas que buscam qualidade e agilidade em seus processos produtivos. Porém, em muitos casos, o sucesso de uma equipe é prejudicado pela falta de comunicação e integração entre as pessoas das diferentes áreas envolvidas e entre os equipamentos que fazem parte da cadeia produtiva.
Até pouco tempo, a solução para a distribuição de informações baseava-se na circulação de papéis, memorandos, geralmente transportados de mesa em mesa por meio de um mensageiro. Toda comunicação entre as pessoas era feita por telefone, fax ou quadros de avisos. Inconvenientes como informações inconsistentes, má circulação das informações, reuniões improdutivas e excesso de papel eram freqüentes.

Baseando-se nesse panorama e com a necessidade de produzir e entregar os trabalhos cada vez mais rapidamente, as gráficas de hoje precisam encontrar uma maneira de aumentar sua própria capacidade operacional para manter seus clientes sem perder receita. Nesse cenário surgiu a automação do fluxo de trabalho ou workflow. Muitos pensam em workflow setorizado, mas para que todo o processo produtivo seja beneficiado por essa nova sistemática de trabalho devemos pensar em um macro workflow, onde todos os processos produtivos serão envolvidos.

O que é workflow?
Workflow é a tecnologia que engloba um conjunto de ferramentas que permitem a automação de um determinado fluxo de trabalho e a troca de informações interdepartamentais. A principal função de um sistema de fluxo de trabalho digital no contexto da indústria gráfica é a automação de um ou vários processos estruturados, a eliminação de tarefas improdutivas reduzindo os custos internos e a otimização de toda a cadeia produtiva. Por processo estruturado entende-se aquele em que todas as suas etapas se repetem constantemente, e, portanto, pode ser automatizado. Essa habilidade de definir a seqüência de etapas pela qual a informação deve passar diferencia um workflow. Essa capacidade é definida por regras que estabelecem o próximo passo do processo e que pode acontecer de forma seqüencial, paralela ou condicional.

Porque implantar um workflow
A implantação de um sistema workflow apresenta diversas dificuldades que variam desde a adaptação cultural da empresa, ajuste à plataforma de hardware e software, análise de custo e benefício e, na maioria das vezes, um processo de reengenharia, ou seja, reestruturação do processo produtivo.
Entretanto, a maioria dos cases de implantação de um sistema de fluxo de trabalho digital apresenta resultados bastante convincentes. Entre os principais benefícios de uma aplicação de workflow estão:

  • Elevação da produtividade. Com a eliminação das tarefas improdutivas, agiliza-se o processo e aumentam-se os ganhos
  • Padronização dos processos. Isso permite que as pessoas possam visualizar os processos on-line e que as informações sejam organizadas
  • Controle dos processos. Fundamental para as empresas que buscam certificações ISO
  • Rastreabilidade. O status dos processos pode ser identificado a qualquer momento, permitindo a realização de auditorias.

Como funciona um sistema de workflow e quais são os pontos principais na escolha do correto fluxo de trabalho?
Essa é a pergunta que todos se fazem ao iniciar a análise dos diferentes produtos disponíveis. Com certeza, devem ser escolhidos produtos de empresas que são membros do CIP4, para que se evitem surpresas de incompatibilidade entre os diferentes módulos e equipamentos.

Abrangência do workflow
Um workflow é caracterizado pela sua abrangência de atuação, ou seja, não devem ser analisados somente alguns departamentos de maneira distinta. Um bom sistema de fluxo de trabalho precisa atuar em todas as áreas e não somente na produção de um trabalho, isto é, gerenciar a pré-impressão junto com a impressão e acabamento não faz de um workflow um sistema completo.

Talvez a prerrogativa principal de um workflow versus um conjunto de aplicativos que simplesmente trocam dados é a sua centralização operacional. Um verdadeiro workflow deve ter suas operações centralizadas em um ou mais servidores, utilizando uma plataforma client-server para relacionar-se com os usuários que, através de estações de trabalho, interagem com o processo, enviando comandos que serão processados pelo sistema central, liberando as estações de trabalho para outras tarefas que requerem menor processamento.

Um bom exemplo, analisando esse cenário, é o Trueflownet, da Dainippon Screen, que permite a integração total e modular de todas as etapas produtivas da indústria gráfica.

Todas as etapas produtivas podem ser integradas de maneira modular, ou seja, o workflow pode incorporar somente alguns departamentos, por exemplo, pré-impressão, impressão e acabamento e, futuramente, continuar a integração de outros setores como estoque, expedição, orçamento, etc.

Outro fator decisório para a escolha de um sistema de fluxo de trabalho é a interação com o cliente. Essa característica muitas vezes é deixada em segundo plano, mas deve ser considerada de extrema importância, pois possibilita automatizar determinados processos como o envio de arquivos e provas digitais, aprovações de trabalhos, permitindo o corte de custos operacionais junto com a redução dos tempos para o inicio da produção. Isso pode criar um diferencial no mercado e atrair novos clientes, assim como fortalecer o relacionamento com a carteira atual. Vale lembrar que o workflow tem como objetivo não somente criar um canal de comunicação mais rápido e eficiente com o mercado, mas sim diminuir os tempos internos de produção.

Por exemplo, o workflow permite criar um orçamento baseado em informações específicas de produção como tipo de papel, gramatura, formato, quantidade, verificando diretamente a disponibilidade no estoque e dando baixa automaticamente do material, gerando um processo de reposição do produto que será utilizado sem a intervenção de qualquer operador. O mesmo orçamento origina um registro na pré-impressão com todas as informações para iniciar a produção das matrizes de impressão — no caso de CtP, chapas digitais —, como quantidade de cores, tiragem e até esquema de imposição eletrônica, diminuindo os tempos de produção e minimizando possíveis erros de imposição que podem ser causados por operadores desatentos ou cansados.

Um workflow deve permitir que o cliente interaja com o seu fornecedor, enviando e recebendo informações para otimizar os tempos de produção e acompanhar o desenvolvimento do trabalho encomendado.

O cliente pode enviar os arquivos necessários para produção de um trabalho através de uma interface disponibilizada na Internet e não mais por um portador, diminuindo assim o tempo de startup do serviço. O sistema de fluxo de trabalho imediatamente recebe os arquivos, os analisa, emitindo um relatório contendo a descrição detalhada do trabalho. Se houver erros nos arquivos, faz a correção dos mesmos e reenvia os arquivos finais para a produção. Caso algo não possa ser corrigido, manda um e-mail diretamente para o cliente, informando-o do ocorrido e fica no aguardo de novas instruções para solucionar o problema. Essa etapa é chamada de pre-flight.

Com os arquivos prontos, o workflow se comunica com o módulo de pré-impressão para iniciar a produção das matrizes de impressão, através de CtP, CtF, etc. Durante essa etapa, a pré-impressão pode utilizar recursos de impressão remota de provas digitais, assim como aprovação on-line do trabalho, tudo através de normais conexões de Internet. Assim que o cliente autoriza a produção, o sistema inicia a criação das matrizes, comunicando-se com a impressão para que as matrizes sejam feitas com a característica de cada impressora offset, sejam planas, rotativas ou digitais. Essa comunicação é feita através de curvas de calibração, curvas de compensação e arquivos PPF, Post Production Format, mais conhecidos como CIP3/4. Todas essas informações servem para otimizar os tempos de startup de um determinado trabalho, diminuindo assim os custos internos de produção. Estudos feitos em gráficas que já adotaram esses sistemas mostram que é possível reduzir em até 50% do tempo de startup, assim como 30% do desperdício de materiais como papel, tinta e hora máquina.

Da mesma maneira, o workflow envia automaticamente comandos para os equipamentos de acabamento compatíveis com essa tecnologia, para que toda a programação e ajustes sejam feitos mais rapidamente e com maior precisão. Assim que o trabalho esteja pronto para ser enviado, o sistema cria um registro e dispara a informação para que a expedição possa organizar-se, coletando o material terminado e enviando o produto final para o cliente, mantendo-o informado constantemente sobre o prazo de entrega.

Durante todo esse processo, o cliente poderá acompanhar o status do trabalho on-line, pois o workflow mantém atualizadas as informações sobre as várias etapas, disponibilizando-as para acompanhamento. Essas mesmas informações serão utilizadas, ao término do trabalho pelo workflow, para o pós-calculo e identificar eventuais melhorias em uma determinada etapa, diminuindo assim os custos internos mais rapidamente.

Dessa forma, cria-se um canal personalizado entre o fornecedor e o cliente, mostrando que é possível automatizar todos os procedimentos, diminuindo custos e erros de produção. As constantes melhorias na comunicação no nosso país, através de canais de banda larga cada vez mais potentes, permitem criar esse cenário que até alguns anos não era possível.

Workflow e seus módulos JDF e CIP4
Hoje em dia, o conceito de portabilidade das informações e de interatividade interdepartamental é fundamental em um workflow. Para isso foi criado o JDF (Job Definition Format), Formato de Definição de Trabalho, que representa uma forma padronizada de comunicação entre equipamentos e programas de controle utilizados em uma gráfica, permitindo que produtos de fornecedores diferentes trabalhem integrados. Isso desmistifica o conceito de que para ter um workflow, uma gráfica precisa ter todos os equipamentos e programas de um único fornecedor, pois o JDF foi criado por um grupo de fornecedores visando oferecer ao mercado gráfico uma nova ferramenta para que se alcance metas produtivas com menos erros. Para isso, o JDF utiliza o XML para criar esse processo estruturado ou roteamento das informações. O JDF permite que todas as etapas produtivas dentro da indústria gráfica possam estar interligadas, fazendo com que os tempos produtivos sejam otimizados.

Outra característica importante que um workflow deve apresentar é a sua compatibilidade com o CIP4. O que significa isso? A International Cooperation for the Integration of Processes in Prepress, Press and Postpress Organization, ou CIP4, foi estabelecida no ano 2000, com sede na Suíça, e atualmente conta com 315 membros do mundo inteiro. Essa identidade foi criada justamente para estabelecer um padrão de comunicação entre os diferentes equipamentos e softwares da indústria gráfica. Membros como Agfa, Screen, Heidelberg, Komori, Müller Martini, Ryobi, entre outros, fazem parte dessa organização.

Não esqueça. Antes de escolher um workflow, a empresa deve verificar se os equipamentos estão prontos para isso e, o mais importante, preparar e treinar os profissionais que irão utilizar esse novo sistema de gerenciamento. De nada adianta ter um ótimo workflow e não permitir que os usuários tenham a formação necessária para utilizar todas as ferramentas que foram descritas. Então, não pense em investir somente em um sistema de fluxo de trabalho, mas sim, invista em seus colaboradores, pois somente eles terão a chave de um sucesso garantido.

Luca Cialone é formado em Propaganda e Marketing e responsável pela área de Tecnologia da T&C

Texto publicado na Edição 61